Microsoft Teams hat sich zu einer beliebten Plattform für die Zusammenarbeit und Kommunikation in Remote-Teams entwickelt. Neben der Integration aller Office 365-Produkte bietet Teams auch die Möglichkeit, Telefonate über das Mobil- und Festnetz zu führen. Mit Teams kann jeder PC, Mac oder mobile Gerät in ein Telefon umgewandelt werden – vorausgesetzt, es besteht eine stabile Internetverbindung. Teams fungiert dabei als Softphone, eine Software, die das Telefon auf dem Computer abbildet. Auch über die mobile App lässt sich das Telefonieren mit Teams einfach realisieren. In diesem Blogbeitrag werden wir einen Blick auf die Funktionen, Vorteile und die Sicherheit beim Telefonieren mit Microsoft Teams werfen.
Funktionen von Microsoft Teams Telefonie
Microsoft Teams bietet alle Funktionen, die man von einem herkömmlichen Telefon erwartet. Dazu gehören das Organisieren und Verwalten von Kontakten, das Halten, Weiterleiten und Transferieren von Anrufen, das Einrichten von Stellvertretern bei Unerreichbarkeit, eine Anrufhistorie, Voicemail-Funktionen, die Möglichkeit Anrufe zu blockieren oder Nummern zu blacklisten, Telefonkonferenzen und Routingoptionen. Damit stehen alle wichtigen Telefoniefunktionen zur Verfügung, die für den geschäftlichen Einsatz erforderlich sind.
Vorteile der Telefonie mit Microsoft Teams
Die Nutzung von Teams als Telefonielösung bietet eine Vielzahl von Vorteilen. Hier sind die wichtigsten:
Ortsunabhängigkeit: Mit Teams können Sie von überall aus telefonieren, solange Sie eine Internetverbindung haben. Das ermöglicht Ihnen, auch unterwegs oder im Homeoffice produktiv zu bleiben.
Keine teuren Roaming-Gebühren: Da Teams über das Internet funktioniert, entfallen hohe Roaming-Gebühren für internationale Anrufe. Das spart Kosten, insbesondere bei Geschäftsreisen oder internationaler Kommunikation.
Beliebig viele Nebenstellen: Teams ermöglicht es Ihnen, beliebig viele Nebenstellen einzurichten. Dadurch können Sie Ihre Telefonie flexibel an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.
Individualisierungsmöglichkeiten: Teams lässt sich an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Sie können Ihre Telefonnummern verwalten, neue hinzufügen und verschiedene Einstellungen vornehmen, um die Telefonie nach Ihren Wünschen zu gestalten.
Skalierbarkeit: Mit Teams können Sie Ihre Telefonielösung einfach erweitern, wenn Ihr Unternehmen wächst. Sie müssen keine teure Hardware kaufen oder aufwändige Administration betreiben. Teams lässt sich flexibel anpassen und mit Ihrem Unternehmen mitwachsen.
Einfache Verwaltung: Teams bietet eine einfache Verwaltung aller Telefonnummern. Sie können Ihre Telefonie zentral steuern und haben einen Überblick über alle Anrufe und Kontakte.
Festnetztelefonie mit allen Endgeräten: Teams ermöglicht es Ihnen, Festnetztelefonie mit allen Geräten, einschließlich PCs, Macs und mobilen Geräten, zu nutzen. Das bietet Ihnen maximale Flexibilität und Mobilität.
Einbinden von externen Mitarbeitern: Mit Teams können Sie auch externe Mitarbeiter in Ihre Telefonielösung einbinden. Das erleichtert die Kommunikation mit Partnern, Kunden oder Freelancern.
Video- und Bildschirmfreigabe: Neben der reinen Telefonie bietet Teams auch die Möglichkeit, Videoanrufe zu tätigen und den Bildschirm zu teilen. Das erleichtert die Zusammenarbeit und den Austausch von Informationen.
Sicherheit beim Telefonieren mit Microsoft Teams
Bei der Telefonie über Teams ist es wichtig, die Sicherheit Ihrer Telefongespräche zu gewährleisten. Besonders wenn Unternehmen von traditionellen PBX-Systemen auf IP-Telefonie umsteigen, bei der die Telefonie über cloudbasierte Plattformen läuft.
PBX-System: Die Private Branche Exchange (PBX) ist eine Nebenstellenanlage. Es handelt sich also um ein Telefonsystem, welches innerhalb eines Unternehmens die interne Kommunikation ermöglicht und verschiedene Telefonfunktionen bereitstellt.
Microsoft Teams verschlüsselt alle Datenübertragungen während der Übertragung und im Ruhezustand mit den Standardsicherheitsfunktionen von Transport Layer Security (TLS) und Secure Real-Time Transport Protocol (SRTP). Teams-Administratoren können die Sicherheit von Teams-Anrufen weiter erhöhen, indem sie die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aktivieren. Bei dieser Verschlüsselung wird der Anruf an der Quelle verschlüsselt und am Zielort entschlüsselt, was ein höheres Maß an Sicherheit für besonders sensible Anrufe bietet. Es ist jedoch zu beachten, dass bei aktivierter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung Funktionen wie Aufzeichnen, Weiterleiten, Zusammenführen und Live-Transkriptionen nicht verfügbar sind. Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung kann in den Datenschutzeinstellungen des Teams-Clients aktiviert werden.
Fazit
Die Telefoniefunktionen von Microsoft Teams bieten eine praktische und effiziente Möglichkeit, Ihre Kommunikation und Zusammenarbeit zu vereinfachen. Mit Teams können Sie alle wichtigen Funktionen eines herkömmlichen Telefons nutzen, gleichzeitig von den Vorteilen einer cloudbasierten Lösung profitieren und Ihre Telefonie einfach an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.