Microsoft Teams ist in vielen Unternehmen bereits als Standard-Kommunikationstool integriert. Dabei kann es um einiges mehr als lediglich Nachrichten zu schicken und Meetings abzuhalten.
Wir haben 10 Tipps für den Teams-Chat zusammengefasst, die auch Sie zum Profi machen.
1. Lesezeichen setzen
Über das 3-Punkte-Menü rechts neben einer Nachricht können Lesezeichen für einzelne Messages gesetzt werden, um diese anschließend einfacher wieder zu finden. Um die gespeicherte Nachricht in Teams anzuzeigen, genügt ein Klick auf das eigene Profil oben rechts. Unter dem Punkt “gespeichert” befinden sich diese dann.
2. Nachrichten formatieren
Wenn Sie eine neue Nachricht verfassen, können Sie diese ganz einfach auch mit den bereits bekannten Formatierungsoptionen anpassen. Für eine bessere Struktur lassen sich auch Überschriften und Trennlinien einfügen, sowie farbliche Hervorhebungen einrichten, um Ihrer Nachricht den letzten Schliff zu geben.
3. Ankündigung erstellen
In den Formatierungsoptionen kann im Dropdown “Neue Unterhaltung” die Ankündigung gewählt werden. So wird der Nachrichtentyp gewechselt und es stehen einige Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung, um im Feed deutlich herauszustechen. So können sowohl ein Banner mit Bild oder farbigem Hintergrund und Überschriften, sowie Unterüberschriften hinzugefügt werden.
4. Tags erstellen
Soll etwa ein Teil eines Teams direkt angesprochen werden, können Tags ein nützliches Tool dafür darstellen. Die Tags können über das 3-Punkte-Menü der Teams erstellt werden. Weiters müssen nur die gewünschten Namen hinzugefügt werden. Verwenden Sie anschließend ein @ im Chatfenster, können Sie auch einen Tag wählen und somit eine ganze Gruppe an Personen ansprechen.
5. Pop-up-Chat
Diese Funktion kann vor allem dann nützlich sein, wenn gerade mit einer Einzelperson viel gechattet wird, jedoch gleichzeitig andere Funktionen von Teams benötigt werden. Mit Hilfe des Pop-up-Chats, zu finden im Chatfenster rechts oben, öffnet sich der Chat in einem eigenen Fenster und erspart das ständige hin und her.
6. Whiteboard in Teams nutzen
Digitale Workshops und Meetings auf ein neues Level heben und tatsächlich kooperativ zusammenarbeiten funktioniert mit dem Whiteboard. Mit Klick auf das Teilen-Symbol erscheint am rechten Rand eine Kachel von MS Whiteboard. Wird diese ausgewählt können alle Teilnehmer des Meetings wählen, ob die Anwendung in der App oder direkt in Teams ausgeführt werden soll. Anschließend können gemeinsame Notizen oder Skizzen erstellt werden. Das Whiteboard wird automatisch in der Anwendung gespeichert. Die Funktion kann jedoch ausschließlich in einem geplanten Termin verwendet werden.
7. Outlook-Integration
Da Outlook weiterhin ein beliebtes Tool für interne Kommunikation ist erlaubt MS Teams Nachrichten aus den Chats mit Outlook zu teilen. Dafür innerhalb einer Chat-Nachricht oder eines Channels “Weitere Optionen” wählen und von dort aus öffnet sich ein kleines Fenster, indem der Beitrag integriert ist. Empfänger, Betreff wie auch weiterer Text (optional) können unmittelbar hinzugefügt werden, um die Mail zu senden.
Kleiner Tipp am Rande: Mails samt Anlagen können in Outlook über die Menüleiste auch mit Teams geteilt werden.
8. Tastenkombinationen
Tastenkombinationen und Kürzel vereinfachen bei diversen Anwendungen unseren Alltag. Vor allem die allbekannten STRG + C und STRG + V ersparen viel Zeit und tippen. Auch für MS Teams können einige Kombinationen schneller zum gewünschten Ziel verhelfen. Um eine vollständige Liste dieser zu erhalten, müssen Sie STRG + . (PUNKT) drücken, damit öffnet sich ein Fenster mit allen Tastenkombinationen.
Auch diverse Statusänderungen lassen sich mithilfe von Short Codes abwickeln. Diese können oben in der Suchleiste, welche gleichzeitig auch als Befehlsleiste fungiert, eingegeben werden. Mit einem “/” werden hier sämtliche zur Verfügung stehenden Optionen gelistet.
9. Nachrichten in Tasks umwandeln
Nutzen Sie die ToDo-Listen-App von Microsoft, können aus Nachrichten in einem Teams Chat direkt Aufgaben erstellt werden. Diese werden auch automatisch auf Ihre ToDo-Liste gesetzt. Hierzu einfach das Kontextmenü der jeweiligen Nachricht öffnen und auf “Weitere Aktionen” klicken. Ist die App in Ihrem Unternehmen integriert, finden Sie hier die Option “Aufgabe erstellen” für ToDo, aber auch Drittanbietertools. Sie haben auch die Möglichkeit, die entsprechende Liste, welcher die Aufgabe hinzugefügt werden soll, auszuwählen. Der Eintrag kann zudem bearbeitet, sowie mit Priorität oder Notizen versehen werden.
10. Gruppenräume erstellen
Mit dieser Funktion ist Ihnen vor allem bei Online-Workshops oder –Events mit mehr als 30 Teilnehmern geholfen. Als Moderator können Sie einzelne Gruppenräume erstellen, somit müssen keine separaten Termine für Kleingruppen erstellt werden. Die Teilnehmer verlassen das Meeting auch nicht, dadurch wird nerviges Switchen zwischen Meetings vermieden. In der Besprechungsleiste unten können Sie mit Klick auf das Feld “Räume” ein Dialogfenster öffnen, anschließend Teilnehmer auswählen und diese einem separaten Raum zuweisen. Diese Räume können auch jederzeit wieder geschlossen werden, um Teilnehmer in den ursprünglichen Meetingraum zurückzuholen. Teams bietet auch die Möglichkeit, die Zusammensetzung der Kleingruppe zufällig zu gestalten. Welche Tipps haben Sie rund um Microsoft Teams auf Lager? Teilen Sie uns diese gerne in einem Kommentar mit.