Microsoft Teams ist eine beliebte Lösung zur Kommunikation und Zusammenarbeit. Doch Teams kennt nicht nur die Chat-Funktion und die nahtlose Integration in die Office 365 Umwelt, sondern bietet auch die Möglichkeit von Telefonaten. Gespräche können dabei nicht nur intern über Anrufe getätigt werden, sondern auch in Festnetze und Mobilnetze.
Wie dies funktioniert, welche Optionen zur Verfügung stehen und was die Anforderungen sind zeige ich Euch nachfolgend auf.
Funktionen in Microsoft Teams
Wie bei den meisten konventionellen Telefonanlagen, stellt auch Microsoft Teams die gängigsten Funktionen zur Verfügung:
Halten und Weiterleiten. Also nicht wirklich Besonderes.
Verlauf der Anrufe. Auch nicht wirklich spannend.
Voicemail. Okay, das kann eine konventionelle Anlage auch
Telefonkonferenz. Geht mit den handelsüblichen on premises Anlagen auch
Routingoptionen. Auch dies lässt sich mehr oder weniger einfach auf physischen Telefonanlagen umsetzen.
doch wo sind die grossen Vorteile der Telefonie über Microsoft Teams. Ich sehe dies unter anderem in den nachfolgenden Punkten:
Ortsunabhängig auf (fast) jedem beliebigen Endgerät. Ob auf SmartPhone, Tablet oder Notebook. Eine Nummer und nur eine App.
Super einfache Verwaltung der Rufnummern über Teams Admin Portal.
Einfaches erstellen und verwalten von Anrufwarteschleife (Call queue)
Müheloses konfigurieren von Auto attendant über eine Service Nummer. Das ist die Funktion "für Deutsch wählen sie 1, Französisch die 2,..." oder "für Support wählen Sie 1, für den Verkauf 2" usw.
Keine Wartung und teure Updates für physische Anlagen
Was braucht es um mit Teams Telefonieren zu können
Grundsätzlich gar nicht so viel. Die richtigen Lizenzen, einen Internetzugang und einen Entscheid ob direct routing (über einen Anbieter wie z.B. Swisscom oder Sunrise) oder direkt über Microsoft mit Anrufpläne (calling plan).
Was ist der Unterschied zwischen Direct Routing und Anrufplan (Calling plan)
Einfach gesagt, beim direct routing bezieht man einige Leistungen durch einen Telefondienstanbieter. Bei den Anrufplänen (calling plan) arbeitet man direkt mit Microsoft, daher ohne Drittanbieter. Bildlich dargestellt sind dann dies wie folgt aus:
Beim direct routing läuft der Festnetzanschluss (SIP Trunk) läuft über den Drittanbieter (Bsp. Swisscom, Sunrise,...). Idealerweise nutzt man auch gleich die vom Drittanbieter zur Verfügung gestellte Cloud PBX und den Session Border Controller. Sollte noch eine eigene Telefonanlage und ein eigener Session Border Controller (SBC) vorhanden sein, kann dieser womöglich verwendet werden, sofern der Session Border Controller zertifiziert für Teams ist.
Welche Variante ist nun die beste für mich? Was spricht für das direct routing und was spricht für die Anrufpläne (calling plan)?
Direct routing vs calling plan
Nachdem wir die technischen Unterschiede kennen, möchte ich die Vor- und Nachteile der beiden Varianten aufzeigen:
Calling plan / Anrufpläne
+ schnelle Einführung
+ flexibel und sehr transparent
+ einfache Verwaltung
+ Optimal für kleinere und mittlere Unternehmen (KMU)
- Anrufpläne sind nicht in allen Ländern verfügbar (in der Schweiz verfügbar)
- werden nicht alle Minuten aus dem Calling Plan verwendet, sind die Lizenzkosten relativ hoch
- Portierung der Rufnummern bei laufenden Verträgen ist schwierig
Direct routing
+ flexible und massgeschneiderte Lösungen durch den Drittanbieter
+ Einsatz in mehreren Ländern möglich (Calling Plan gibt es nicht in allen Ländern)
+ vollständiger managed Service durch den Drittanbieter
+ Umsetzung von komplexen Anforderungen
- komplexer in der Einführung
- Abhängigkeit Drittanbieter
Zusammenfassung
Solange das Unternehmen nur in der Schweiz ansässig ist, macht es Sinn die Variante Calling plan zu prüfen. Dabei empfehlen wir die Anforderungen an die Telefonie zu definieren (gibt es spezielle Teamrufe, usw), was wird überhaupt benötigt. Wie lange und wohin (national, international) wird telefoniert? Erst dann kann abschliessend die korrekte Variante gewählt werden.
Unsere Dienstleistungen
Wir unterstützen sie bei der richtigen Auswahl der Variante (Anrufplan oder direct routing) und begleiten sie bei der Einführung der Telefonie über Microsoft Teams.