Die Weitergabe vertraulicher Informationen an andere Personen, sei es in Form von privaten Fotos, Telefonnummern oder Adressen, ist mittlerweile zum Alltag geworden. E-Mails und auch Messenger-Dienste sind gängige Mittel zur Datenübertragung, während für den Austausch großer Datenmengen Cloud-Dienste verwendet werden. Bei Cloud-Diensten können die Dateien hochgeladen werden und ein Download-Link wird dann an den Empfänger gesendet.
File Sharing im digitalen Zeitalter
File Sharing, also die gemeinsame Nutzung von Dateien, ist inzwischen zur alltäglichen Praxis geworden. Der weit verbreitete Einsatz von Internetdiensten, Kollaborationswerkzeugen und cloudbasierten Dateifreigabe-Services hat das Teilen von Daten einfacher gemacht als je zuvor – aber auch riskanter.
Besonders für Unternehmen ist die sichere Übertragung von Daten von großer Bedeutung, da ihre Dateien oft sensible und geheime Informationen enthalten. Dieses Sicherheitsproblem wird durch BYOD (Bring Your Own Device), Remote-Mitarbeiter und Mitarbeiter, die von verschiedenen Standorten aus arbeiten, noch verschärft.
Sicherheitsmaßnahmen für sichere Datenübertragung
Jenseits der üblichen Schutzmaßnahmen für den Fernzugriff auf Firmennetze, wie strenge Passwortrichtlinien, Multifaktor-Authentifizierung und Dateiverschlüsselung, gibt es zahlreiche Tools, die Unternehmen dabei helfen, Dateien intern oder extern sicher zu teilen. Unabhängig von den verwendeten Tools sollten jedoch bestimmte Verfahren berücksichtigt werden.
Schulung der Mitarbeiter
Schulung zum Thema sicheres File Sharing waren noch nie so wichtig wie heute, insbesondere seit dem Aufkommen von Cloud-Diensten. Neue, benutzerfreundliche Anwendungen ermöglichen es Mitarbeitern, Informationen schnell mit Kollegen und externen Partnern zu teilen. Trotz der Bequemlichkeit dieser Anwendungen müssen Mitarbeiter darauf achten, welche Dateien sie über diese Tools teilen. Regelmäßige Schulungen können das Sicherheitsbewusstsein stärken und die mit der Dateifreigabe verbundenen Risiken minimieren.
Kontrollen
Kollaborationstools wie Teams oder Slack erleichtern das Teilen von Daten erheblich. Diese Anwendungen wurden entwickelt, um die Zusammenarbeit und Effizienz zu fördern, können aber schnell zu einem Sicherheitsalbtraum werden, wenn sie nicht sorgfältig verwaltet werden. Sicherheitsteams können Risiken, die mit Kollaborationsanwendungen verbunden sind, durch die Einführung von Kontrollen minimieren, die die Benutzer vor riskantem Verhalten schützen sollen.
Überwachen und reagieren
Regelmäßige Audits und Überprüfungen von Cloud-Speicher und Endgeräten sind entscheidend, um ungewöhnliches Verhalten schnell zu erkennen. Sobald verdächtige Aktivitäten entdeckt werden, können präventive Maßnahmen ergriffen werden, wie das Aufheben von Berechtigungen oder die Dateiverschlüsselung.
Zugriffsbeschränkung
Es ist von großer Bedeutung, genau festzulegen, welcher Mitarbeiter auf welche Dateien zugreifen kann. Der Zugang kann nach Gruppen, Rollen oder einzelnen Personen beschränkt werden. Das Prinzip der geringsten Rechte (Least-Privilege-Prinzip) gewährleistet, dass Benutzer nur auf das zugreifen können, was sie für ihre Arbeit benötigen. Zugangsrechte sollten regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden.
Ablaufdaten für Dateien festlegen
Einige Produkte ermöglichen es Unternehmen, Verfallsdaten für Dateien festzulegen. Auf diese Weise kann der Zugang zu Dateien für Mitarbeiter und externe Partner für die Dauer eines Projektes oder Auftrags eingeschränkt werden.
Einschränkung physischer Dateifreigabe
Die Verwendung physischer Speichergeräte wie USB-Sticks und externe Festplatten sollte so weit wie möglich eingeschränkt oder ausgeschlossen werden. Moderne Cloud-Umgebungen verlassen sich nur selten auf solche Geräte, die nach wie vor eine potenzielle Quelle für Datenlecks und Angriffe darstellen. Wenn dennoch physische Dateifreigabe notwendig ist, sollten die Laufwerke und Dateien vorher verschlüsselt werden.
Sicheres File Sharing ist von größter Bedeutung, insbesondere angesichts der ständig wachsenden Bedrohungen im digitalen Raum.